Wiejska Baza Kategoryzacyjna

POLSKA FEDERACJA TURYSTYKI WIEJSKIEJ
Gospodarstwa Gościnne

PFTW (81) 501-43-11 phone

TWOJA KWATERA

CIĄGLE BEZ KATEGORII ?

Nie czekaj, złóż wniosek
online ju dziś.

Z wniosek

Systemy rezerwacji
Rezerwacja często jest pierwszym kontaktem gościa z usługodawcą, dlatego powinna być dokonana z ogromną starannością i uwagą – stanowi o pierwszym wrażeniu gościa na temat profesjonalizmu i kultury obsługi.
Rezerwacja usług turystycznych może być dokonywana:
• bezpośrednio – osobiście, telefonicznie, listownie, faksem;
• pośrednio – poprzez biura podróży, agencje turystyczne;
• poprzez Internet – przez własne strony internetowe oraz globalne czy lokalne systemy
rezerwacyjne.


Bez względu na formę rezerwacji, kwaterodawca powinien umożliwić gościom dokonywanie jej przez całą dobę, powinien umieć słuchać gościa, by szybko zorientować się w potrzebach gościa i zaproponować odpowiednie usługi.


Ważne jest, aby żadne pytanie czy prośba gościa w zakresie rezerwacji nie zostały bez odpowiedzi.
Nie wolno także odsyłać gościa bez jakiejkolwiek propozycji rozwiązania problemu. Gość ma do dyspozycji zazwyczaj kilka wariantów, a ignorowanie go czy brak zrozumienia jego potrzeb będą doskonałym pretekstem do skorzystania z usług konkurencji.
Aby wyeliminować straty wynikające z odwoływania przez gości rezerwacji w ostatniej chwili, w praktyce funkcjonują najczęściej trzy rodzaje rezerwacji:
Rezerwacja wstępna – polegającą na uzgodnieniu podstawowych informacji oraz terminu, w którym usługodawca otrzyma potwierdzenie rezerwacji od gościa na piśmie. W przypadku nieotrzymania tego potwierdzenia od gościa rezerwacja zostaje anulowana.
Rezerwacja gwarantowana – gość lub osoba rezerwująca w imieniu gościa gwarantuje usługodawcy w formie pisemnej, że zapłaci za zarezerwowany pokój bez względu na to, czy pokój wykorzysta, czy nie. Właściciel obiektu czy gospodarstwa także zobowiązuje się na piśmie, że będzie trzymał rezerwację do końca doby hotelowej dnia następnego. Gwarancją ze strony gościa może być wpłata na konto zadatku na poczet zapłaty za pobyt lub podanie danych karty kredytowej, na której usługodawca zabezpiecza wymaganą kwotę.
Rezerwacja niegwarantowana– polegającą na zarezerwowaniu pokoju tylko do godziny 18.00 w dniu przyjazdu gościa, a po tej godzinie w razie niestawienia się gościa pokój może być sprzedany innej osobie. Taka rezerwacja usług nie wymaga pisemnego potwierdzenia ani nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji finansowych.

Wymienione formy rezerwacji dotyczą przede wszystkim gości indywidualnych. Pisemne potwierdzenie rezerwacji, które gość otrzymuje, stanowi dowód zawarcia umowy z kwaterodawcą. Rezerwacje grupowe dokonywane przez firmy, szkoły czy inne organizacje powinny być przyjmowane według odrębnych zasad – często z udziałem negocjacji cenowych i z podpisaniem
umów długoterminowych. Najwięcej rezerwacji grupowych dokonują touroperatorzy, nierzadko z dużym wyprzedzeniem i na długi okres. Częste są rezerwacje „na styk” (back--to-back reservations), kiedy jedna grupa opuszcza obiekt, a druga do niego przybywa, lub rezerwacje określonej liczby pokoi, do których przyjeżdżają goście kierowani przez biuro podróży
w różnych terminach.
Sprzedaż pośrednia, bo tak trzeba nazwać umowę z touroperatorem, ma swoje wady i zalety. Do zalet należy zwiększona sprzedaż za pośrednictwem zewnętrznego kanału dystrybucji.
Wadą tego rozwiązania jest konieczność obniżenia cen dla pośrednika w postaci upustów, rabatów czy udzielania prowizji, co oczywiście zmniejsza zyski. Zawierając umowę z biurem podróży usługodawca może zastosować czarter lub allotment.
Czarter – umowa polegająca na zamówieniu miejsc noclegowych z gwarantowanym ich wykorzystaniem, bez możliwości rezygnacji lub zwrotu (co oznacza, że touroperator zapłaci za wynajem tych pokoi bez względu na to, czy sprzeda imprezę turystyczną, czy nie).
Allotment – umowa, która daje touroperatorowi lub innemu kontrahentowi prawo dysponowania określoną w umowie liczbą miejsc noclegowych/pokoi bez względu na stopień obłożenia obiektu, w określonym czasie i za z góry ustaloną cenę. Oznacza to, że poza wyznaczonym terminem (brak zgłoszenia zapotrzebowania w odpowiednim terminie) gospodarstwo
ma prawo sprzedać pokój innym zainteresowanym.

Podczas przyjmowania rezerwacji usługodawca powinien korzystać ze specjalnego druku „Formularza rezerwacji” (w hotelach nazywany także drukiem rezerwacji, kartą rezerwacji). Przyjmując rezerwację osobistą lub telefoniczną, należy:
• wpisać dane osobowe rezerwującego pobyt;
• zapytać rezerwującego o potrzeby i oczekiwania, aby zaproponować dostosowaną do nich ofertę (często na początku rozmowy proponuje się gościom pokój o wyższym standardzie i cenie – nawet, jeśli gość z tej oferty nie skorzysta, łatwiej sprzedać mu pokój standardowy o standardowej/niższej cenie);
• poinformować klienta o warunkach rezerwacji, – do której godziny jest ważna, do kiedy należy ją ostatecznie potwierdzić, czy trzeba wpłacić zadatek lub zaproponować inną formę rezerwacji gwarantowanej;
• wyjaśnić zasady i procedurę anulacji rezerwacji;
• zaproponować usługi dodatkowe;
• ustalić formę zapłaty;
• powtórzyć gościowi wszystkie dane dotyczące rezerwacji;
•jeśli nie można spełnić oczekiwań gościa, należy zaproponować rozwiązanie zastępcze.

przewiń w górę
Created by: milionoczu Copyright by: Polska Federacja Turystyki Wiejskiej "Gospodarstwa Gościnne" 2012 r
ministerstwo